Für viele Unternehmen ist die Verfolgung von Zahlungen und Transaktionen auf dem heutigen Markt unnötig kompliziert geworden. Mit Bergen von Unterlagen, manuellen Prozessen und dem Risiko menschlicher Fehler ist ihr Beschaffungsprozess nicht so rational und effektiv, wie gedacht. Zahlreiche Unternehmen verringern dieses Risiko und schaffen eine bessere, effektivere Lösung mit dem Einsatz von E-Procurement-Tools. Nachfolgend behandeln wir das Thema E-Procurement sowie die wichtigsten Vor- und Nachteile, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen. 

Was ist E-Procurement und wie hängt es mit dem Supply Chain-Management zusammen?

Mit der Zunahme des globalen Geschäfts werden immer mehr Transaktionen über das Internet abgewickelt. Angesichts der COVID-19-Pandemie setzen viele Unternehmen auf Remote-Geschäftsprozesse, auch innerhalb ihrer Lieferkette. Da sowohl Käufer als auch Verkäufer versuchen, Kosten zu senken und Gewinne zu maximieren, haben viele Unternehmen E-Procurement-Strategien implementiert. E-Procurement – der englische Begriff für die elektronische Beschaffung – bezeichnet den Kauf und Verkauf von Waren und Dienstleistungen über das Internet. Damit wird eine direkte Kommunikation zwischen einem Unternehmen und seinen Lieferanten ermöglicht und das Einreichen von Angeboten und Bestellungen erleichtert. 

E-Procurement ähnelt zwar dem E-Commerce, ist aber nicht dasselbe. Um Zugang zu Verbrauchsmaterialien und Einkäufen zu erhalten, müssen sich Unternehmen zunächst im geschlossenen System des Lieferanten registrieren. Sie können dort nicht einfach bestellen, ohne zuvor bestimmten Rahmenbedingungen zugestimmt zu haben. E-Procurement eignet sich für jede Transaktionsphase und ermöglicht eine umfassendere Palette von Produkt- und Serviceoptionen. Unternehmen können somit die kostengünstigste Option für ihre Anforderungen auswählen. 

Mit E-Procurement sollen die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erfüllt werden, und zwar zum niedrigstmöglichen Preis oder mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. 

Welche Komponenten umfasst der E-Procurement-Prozess?

Einer der vielen Vorteile von E-Procurement ist die Optimierung regulärer Prozesse. Mit einer digitalen Plattform vermeiden beide Parteien manuelle Prozesse, wie das handschriftliche Unterzeichnen von Verträgen. Das Ergebnis ist ein automatisierter und effizienter Prozess. Die elektronische Beschaffung sorgt auch für reibungslose Abläufe zwischen Ihren Finanz- und Beschaffungsabteilungen und fördert deren Zusammenarbeit. Ihr E-Procurement-Prozess umfasst eine Reihe von Komponenten, die wir nachfolgend näher erläutern:

Welche Vorteile bietet E-Procurement?

Die Beschaffung sollte so einfach sein wie der tägliche Einkauf. Dank dem richtigen E-Procurement-Tool bekommen Sie eine bessere Sichtbarkeit Ihrer Transaktionen und mehr Kontrolle über Ihre Ausgaben. Unternehmen, die E-Procurement-Tools eingeführt haben, profitieren von einer Reihe von zusätzlichen Vorteilen bei ihren Beschaffungsprozessen. Dazu zählen beispielsweise:

• Kosteneinsparungen E-Procurement bietet Unternehmen einen Vorteil in der Kostenkontrolle und Leistungsmaximierung. Wenn Unternehmen Beschaffungsprozesse implementieren, können sie Fehlkäufe eliminieren und ihre Ausgaben für unnötige und doppelt beschaffte Artikel verringern.

• Automatisierungsfunktionen — Mit Automatisierung sparen Sie Zeit und Geld. Dank E-Procurement-Strategien können Unternehmen Verwaltungskosten und Papierberge sparen, mühelos Compliance-Regeln einhalten, Daten organisieren und Rechnungszeiten um bis zu 72 % verkürzen. Der optimierte Prozess sorgt für einen schnelleren Zyklus und ermöglicht ein breiteres Spektrum an angebotenen Produkten und Dienstleistungen. 

• Kürzerer Einkaufszyklus — Sie wissen, wie langwierig und zeitaufwendig die Erfassung von Bestellungen, Zahlungen und Forderungen sein kann. Mit E-Procurement können Unternehmen diesen Prozess optimieren, indem sie ihre Transaktionsverfolgung zentralisieren. Mit dem elektronischen Zugang haben Käufer und Verkäufer sofort Zugriff auf verfügbare Produkte, Dienstleistungen und Preise. 

• Verbesserte Bestandskontrolle —Wer sich zu stark auf manuelle Prozesse verlässt, öffnet menschlichen Fehlern Tür und Tor. Mit einem robusten E-Procurement-Tool können Unternehmen die Arbeitsbelastung ihrer Teams durch die Automatisierung administrativer Aufgaben automatisieren, zum Beispiel arithmetische Berechnungen auf Feldebene, Genehmigungsrouting und Termintreue . Das richtige E-Procurement-Tool:
  • erzwingt Rechenschaft
  • adressiert potenzielle Kaufrisiken
  • schützt sensible Daten
  • bringt den Beschaffungszyklus voran

• Mehr Transparenz für alle Parteien — Inkompatible Systeme und Datensilos wirken sich negativ auf die Qualität der Beschaffungsprozesse aus, was zu längeren Zyklen, unnötigen Ausgaben und verpassten Gelegenheiten führt. Ein einheitliches E-Procurement-System vereinfacht das Datenmanagement und zentralisiert die Kommunikation und Funktionen. 

Welche Herausforderungen bringt E-Procurement mit sich?

Die elektronische Beschaffung erfordert, wie jede andere Geschäftsfunktion auch, eine strategische Denkweise und Vorbereitung. Nur auf diese Weise wird der Prozess effizient, wiederholbar und so risikofrei wie möglich. Auch wenn sich nicht alle potenziellen Risiken ausschließen lassen, können Sie und Ihr Team Notfallpläne für mögliche Hindernisse entwickeln. Unternehmen begegnen dabei häufig folgenden Risiken: 

• Dark Purchasing — Der Beschaffungsprozess sollte in Ihrem Unternehmen gut definiert und etabliert sein. Wer außerhalb dieser festgelegten Parameter Einkäufe tätigt, nimmt am „dunklen Einkauf“ teil. Unternehmen, die häufig auf solche Methoden zurückgreifen, setzen sich der Gefahr potenziell überflüssiger oder unnötiger Einkäufe aus. Wenn sich Unternehmen nicht die Zeit nehmen, ein System zu erstellen, das alle Arten von Ausgaben in ihrem Unternehmen umfasst, können sie mit erhöhten finanziellen Risiken konfrontiert werden. 

• Langer Zyklus — Ein weiteres Problem besteht darin, dass die tatsächliche Durchlaufzeit und der Beschaffungszyklus oft länger sind als erwartet oder geplant. Unternehmen benötigen daher Pläne, um das Risiko eines langen Zyklus abzufedern. Folgende Aspekte verursachen häufig Verzögerungen:
  • die Vorbereitung technischer Spezifikationen
  • die Erstellung von Vorgaben 
  • die Erstellung der Leistungsbeschreibung
  • ein verzögerter Prozessauftakt
  • Verlängerungen des Zeitplans für die Einreichung von Angeboten
  • Rückschläge bei Vertragsverhandlungen

• Ungenaue Daten — Die Bedeutung von Echtzeit- und genauen Daten kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Um produktiv und strategisch arbeiten zu können, benötigen Führungskräfte Zugriff auf aufschlussreiche und überprüfbare Daten. Wenn Unternehmen Entscheidungen auf der Grundlage ungenauer Informationen treffen, setzen sie sich Risiken, wie den folgenden, aus:
  • Engpässe beim Inventar
  • Überbestand
  • Beschaffungsprobleme mit negativen Auswirkungen auf den Profit 

• Probleme mit Lieferantenbeziehungen — Damit Ihr Beschaffungsprozess reibungslos funktioniert, müssen Sie Ihre Lieferantenbeziehungen verwalten. Ohne angemessene Aufsicht und Unterstützung kann Ihr Beschaffungsprozess schnell kompliziert werden. Unternehmen, die sich um positive Lieferantenbeziehungen bemühen, begrenzen oft die Risiken ihrer Beschaffungsvorgänge. 

Wie unterstützt Tradeshift Unternehmen bei der elektronischen Beschaffung?

Tradeshift Buy erleichtert Unternehmen den Wechsel zu einer digitalen und benutzerfreundlichen Beschaffungsplattform. Mit dem E-Procurement-Netzwerk von Tradeshift wird der Einkauf zum Kinderspiel und Käufer erhalten mühelos Zugang zu einer breiten Palette an Produkten und Dienstleistungen unterschiedlicher Anbieter. Ihr Unternehmen kann seinen Supply-Chain-Marktplatz mit Angeboten Ihrer ausgewählten Anbieter ausstatten. Mitarbeiter können somit auf der Grundlage von aufschlussreichen Informationen in Echtzeit Angebote sortieren, bewerten und die richtige Kaufentscheidung treffen. Ihre Mitarbeiter können Verbrauchsmaterialien so einfach bestellen, wie sie es vom privaten Online-Shopping gewohnt sind. Noch nie war der Einkauf für Ihre Teams einfacher. 

Das B2B-Supply-Chain-Netzwerk von Tradeshift bietet Einkäufern Zugang zu Tausenden von Produkten und Angeboten mit ausgehandelten Preisen. Mit dem Tradeshift-Netzwerk können Sie sicher sein, dass alle Lieferanten vorher überprüft worden sind. Sie können jederzeit Lieferanten hinzufügen und Ihren Markt so schnell erweitern und Ihre Lieferkette gestalten. Dank der digitalen Transformation haben Unternehmen nun eine größere Kontrolle über ihre Unternehmensausgaben und können diese besser verwalten. Mithilfe der Digitalisierung ist Pay-to-Purchase (P2P) nicht länger eine simple Transaktionsverarbeitung, sondern ein strategischer Geschäftsbereich.

Tradeshift Buy ist nicht nur für Ihre Beschaffungsteams praktisch, sondern unterstützt auch Ihre strategischen Ambitionen. Durch die Automatisierung von Kaufanfragen und Rechnungen reduziert unser digitales Tool lästige Aufgaben. Ihre entlasteten Mitarbeiter können sich somit besser auf ihre strategischen Kernaufgaben konzentrieren. Und mit Tradeshift Engage erzielen Sie mit Managementtools für das Onboarding und die Lieferantenbeziehungen einen echten Mehrwert für Ihre Lieferanten und somit einen robusten, belastbaren Beschaffungsprozess. Unsere Engage-Plattform konsolidiert all Ihre Informationen und Kommunikation an einem Ort – für ein leicht zugängliches und integriertes Erlebnis, von dem Ihre Lieferanten begeistert sein werden. 

Tradeshift bietet Unternehmen Lösungen für ihre individuelle Supply Chain. Mit unseren benutzerfreundlichen und digitalen Plattformen können Lieferanten und Käufer eine transparentere, zuverlässigere und profitablere Beziehung als jemals zuvor aufbauen. Unser Expertenteam sucht ständig nach Möglichkeiten, das Benutzererlebnis zu verbessern, und unterstützt die Bereiche, in denen Unternehmen mit ihrer Lieferkette am meisten Probleme haben. Benötigen auch Sie Hilfe bei der Verbesserung Ihrer E-Procurement- und Lieferkettenprozesse? Wenden Sie sich noch heute an einen unserer Spezialisten oder melden Sie sich jetzt für eine Demo an.