Maîtrisez les notes de frais avec le suivi de frais d’entreprise

Paperless AP Automation Process

Entasser les papiers, c’est du passé

La gestion des frais professionnels et de voyage est l’un des principaux points de friction dans toutes les entreprises. Le service Finance veut savoir ce qui a été payé, et les employés veulent être remboursés rapidement. Le problème est que la méthode actuelle ne convient à personne : les Finances ont du mal à gérer la quantité de reçus papier et les frais sont difficiles à vérifier, ce qui ralentit le remboursement pour le personnel. La solution réside dans un logiciel de suivi des frais.

Le logiciel de suivi des frais professionnels vous propose un espace en ligne, où le personnel peut télécharger des reçus (y compris en photo) qui sont traités automatiquement. En quelques clics, votre équipe Finances peut valider les frais ou demander plus d’informations, rembourser les employés et suivre toutes les dépenses.

Un logiciel de gestion des notes de frais pour contrôler totalement les dépenses

Voici le problème classiques de gestion des notes de frais:

Procédures compliquées et format papier

Les informations présentes sur des reçus papier doivent être enregistrées sur un système, puis envoyées par e-mail ou livrées en main propre. Cette procédure est lente, et il y a de grandes chances pour que des reçus soient perdus.

Remboursements lents

Analyser des reçus papiers et des demandes individuelles prend du temps, ce qui retarde le remboursement des employés.

Impossibilité de voir l’ensemble de la situation

Lorsque la gestion des frais professionnels se fait par papiers, e-mails et tableurs, vous n’avez pas de vision générale claire de vos dépenses.

Lenteur du processus

Pour le personnel, les notes de frais doivent être validées rapidement, mais avec une procédure traditionnelle, il faut souvent beaucoup de temps pour la compléter, ce qui empêche l’entreprise de gagner en agilité.

Et voilà pourquoi un logiciel de suivi des notes de frais est bien plus pratique :

Approbations rapides et simplifiées

Une plateforme en ligne adaptée aux mobiles permet au personnel de scanner, télécharger et d’enregistrer leurs frais en quelques secondes, pour que les équipes finances puissent approuver ou demander plus d’informations et valider les remboursements plus rapidement.

Réduction des erreurs

La production de rapports de notes de frais au format numérique réduit la probabilité d’erreur et la confusion, sans parler de l’élimination d’heures de saisie de données.

Tout réuni en un seul endroit

Tous les reçus et toutes les transactions sont réunies sur une seule plateforme en ligne, pour éviter toute confusion concernant les frais.

Systèmes d’analyse de dépenses efficace

Tous les frais sont enregistrés en temps réel dans le Cloud : vous avez accès à des rapports de frais automatisés, ce qui vous permet d’économiser du temps et des efforts.

Gérez les dépenses avec le suivi des frais professionnels de Tradeshift

Le logiciel de suivi de notes de frais de Tradeshift vous propose une nouvelle approche de la gestion des frais professionnels, de voyage et personnels. Vous pouvez accéder sur un portail en ligne à chaque dimension de la procédure de gestion des frais. Il est donc bien plus simple de maîtriser les dépenses, tout en garantissant un remboursement rapide. Découvrez comment :

Un tableau de bord clair

Nous avons conçu le système de gestion des frais détaillés de Tradeshift pour que vous ayez un aperçu général de tous les frais, tout en vous permettant d’analyser les données pour tous vos besoins de reporting.

Connexion aux systèmes de paiement

Le logiciel de suivi de frais de Tradeshift se connecte aux systèmes de paiement existants (y compris les banques et cartes de crédit de l’entreprise et virtuelles), pour vous permettre de rembourser les employés comme ils le souhaitent.

Application de suivi des frais professionnels innovante

L’app Tradeshift propose à vos employés une interface intuitive : ils peuvent scanner et télécharger des reçus papier dès qu’ils en ont besoin. Gagnez du temps et de l’argent !

Intégration parfaite à vos systèmes

Tradeshift s’intègre parfaitement à vos systèmes et procédures de gestion de frais existants, pour que vous puissiez facilement consolider les informations.