E Procurement

Pour la plupart des entreprises, le suivi des paiements et des transactions sur le marché actuel est devenu excessivement complexe. Avec des tonnes de paperasses, des processus manuels et le risque d'erreurs humaines, votre processus d'achat n'est pas aussi rationnel et efficace que vous pourriez le penser. De nombreuses organisations réduisent ce risque et mettent en œuvre une approche plus rapide et plus rentable en adoptant des outils d’e-procurement. Nous nous penchons ci-dessous sur les nuances de l’e-procurement et examinons les principaux avantages et inconvénients qui pourraient influencer votre décision.

Qu'est-ce que l’e-procurement et quel est son lien avec la gestion de la supply chain ?

Avec l'augmentation du commerce mondial, de plus en plus d'affaires sont menées via Internet. Dans le contexte actuel de la pandémie de COVID-19, de nombreuses organisations adoptent des processus commerciaux à distance, y compris au sein de leur supply chain. Comme les acheteurs et fournisseurs cherchent à réduire les coûts et à maximiser les profits, de nombreuses organisations ont opté pour des stratégies d’e-procurement. L'e-procurement est le processus d'achat et de vente de produits et de services via Internet. Cette approche favorise la communication entre une entreprise et un fournisseur en créant un lien direct pour faciliter les interactions telles que les propositions et les bons de commande. 

Même s'il s'apparente au commerce électronique, l’e-procurement est différent. Tout d'abord, pour avoir accès aux fournitures et aux achats, vous devez être identifié dans le système fermé de votre fournisseur. Vous ne pouvez pas effectuer d'achats sans avoir convenu au préalable d'un cahier des charges. L'e-procurement peut être effectué à n'importe quel stade de la transaction, ce qui vous permet de disposer d'une gamme plus complète de produits et de services et de choisir l'option la plus rentable pour vos besoins. 

L’e-procurement vise à répondre aux besoins de votre entreprise au prix le plus bas possible ou avec la meilleure valeur au moment où vous en avez besoin.

Quelles sont les composants du processus d’e-procurement ?

TL'intérêt de l’e-procurement est qu'il rationalise vos processus habituels.. L’adoption d’une plateforme numérique permet aux deux parties d’éviter de gérer des processus manuels comme les échanges de contrats, créant ainsi un processus automatisé et efficace. L’e-procurement contribue également à faciliter les opérations entre vos services finance et achats, en instaurant un processus de collaboration. Votre processus d’e-procurement est constitué d'un ensemble de composants. Ces éléments sont les suivants :

  1. Source-to-contract (S2C) — Le S2C est le processus de bout en bout que suit une entreprise lorsqu'elle sélectionne et achète des produits ou des services. Ce composant permet de mettre en oeuvre des opérations d'approvisionnement stratégiques ainsi que d'organiser et gérer vos contrats. En général, le S2C comprend la gestion des contrats et les stratégies d'e-sourcing. 
  1. Purchase-to-pay (P2P) — Le P2P est le cycle qui va du traitement d'une commande de produits ou de services jusqu'à la réception du paiement. Le cycle P2P est composé du suivi des transactions, de la gestion des données et des factures, et du suivi du budget. Lorsque les organisations utilisent un logiciel P2P, elles peuvent améliorer leur efficacité, faire des économies, gérer les dépenses et assurer la transparence de leur cycle d'achat.
  1. Gestion des fournisseurs — Nous avons longuement discuté de la nécessité d'une gestion fiable et cohérente des fournisseurs. La compilation et l'organisation des informations, de la performance et des interactions avec vos fournisseurs permettent de créer une base de données positive et pertinente des fournisseurs, créant ainsi un cycle d'achat plus efficace. 
  1. Analyse — De nos jours, la plupart des outils utilisés par les organisations offrent une plateforme analytique. Pour faire leur travail, vos équipes finance et achats doivent pouvoir accéder aux bonnes données. Avec des analyses améliorées, vous pouvez évaluer votre processus d'achat pour identifier les obstacles ou les problèmes financiers. Votre groupe peut prendre des décisions stratégiques et réévaluer les dépenses pour trouver des moyens de réduire les coûts.

Quels sont les avantages de l’e-procurement ?

Les achats d’entreprise devraient être aussi simples que n'importe quel autre achat quotidien. Avec un bon outil d’e-procurement, vous pouvez bénéficier d'une meilleure visibilité sur vos transactions et contrôler vos dépenses. Les organisations qui ont adopté les outils d’e-procurement ont constaté une plus grande valeur ajoutée de leurs processus d'achat. Voici certains de ces avantages :

  • Il vous fait gagner de l'argent — L'argent est le nerf de la guerre. L’e-procurement donne un avantage aux organisations en leur permettant de contrôler leurs coûts et d'optimiser leurs performances. Lorsque les organisations mettent en œuvre des processus d'achat, elles peuvent éliminer les achats réalisés hors processus, réduisant ainsi leurs dépenses en articles inutiles et en double.
  • Capacités d'automatisation— Disons-le haut et fort : l'automatisation vous fait gagner du temps. Et pas seulement du temps, mais aussi de l'argent. Lorsque les organisations mettent en œuvre des stratégies d’e-procurement, elles peuvent réduire les frais généraux et la paperasserie, faire gagner du temps à tout le monde pour assurer la conformité, organiser les données et réduire le temps de facturation, parfois jusqu'à 72 %.. La simplification du processus permet d'accélérer le cycle et de créer un plus grand éventail de produits et de services. 
  • Cycle d'achat raccourci — Vous savez combien créer des rapports sur les commandes, les paiements et les demandes d'achat peut être long et fastidieux. Avec l'e-procurement, les organisations peuvent rationaliser ce processus en centralisant le suivi de leurs transactions. Grâce à l'accès électronique, acheteurs et fournisseurs peuvent accéder instantanément aux produits, services et prix disponibles. 
  • Meilleur contrôle des stocks —Lorsque vous vous reposez trop sur des processus manuels, vous vous exposez à une augmentation des erreurs humaines. Grâce à un outil d’e-procurement robuste, vous pouvez réduire la charge de travail de votre équipe en automatisant les tâches administratives comme les calculs arithmétiques sur le terrain, le processus d'approbation et le respect des délais. Le bon outil d'e-procurement :
    • Favorise la responsabilisation
    • Traite les risques d'achat potentiels
    • Protège vos informations sensibles
    • Permet d'accélérer le cycle d'achat
  • Transparence accrue pour toutes les parties — Le cloisonnement des données peut avoir un impact négatif sur la qualité de vos processus d'achat, ce qui se traduit par un allongement des cycles, des dépenses inutiles et des opportunités manquées. Un système d'e-procurement unifié simplifie la gestion des données et centralise votre communication et vos fonctions.

Quels sont les défis que vous rencontrez lorsque vous avez recours à l'e-procurement ?

Comme toute fonction de l'entreprise, l’e-procurement nécessite une réflexion stratégique et une préparation pour garantir que votre processus est efficace, reproductible et le moins risqué possible. Bien que vous ne puissiez pas éliminer tous les risques potentiels de votre procédure, votre équipe et vous pouvez réfléchir à des plans d'urgence pour surmonter les obstacles qui peuvent se présenter. Voici certains risques courants auxquels les entreprises sont confrontées : 

  • Les achats hors procédure — - Le processus d'achat doit être bien défini et établi dans votre organisation. Lorsque vous faites des dépenses en dehors de ces paramètres établis, vous participez à des achats hors procédure. Les organisations qui ont fréquemment recours aux achats hors procédure ouvrent la porte à d'éventuels achats redondants ou inutiles. Si vous ne prenez pas le temps de créer un système qui englobe tous les types de dépenses au sein de votre organisation, vous pouvez faire face à des risques financiers accrus. 
  • Un cycle long — L'un des problèmes auxquels de nombreuses organisations sont confrontées est que le délai d'exécution réel et le cycle d'achat sont généralement plus longs que prévu. Les organisations doivent mettre en place des plans pour réduire les risques liés à l'allongement de la durée du cycle. Les retards courants comprennent :
    • La préparation des spécifications techniques
    • La création d'un cahier des charges 
    • La spécification des travaux à réaliser
    • L'impossibilité de démarrer le processus rapidement
    • La prolongation du délai de soumission des offres
    • Des contretemps dans les négociations contractuelles
  • Des données inexactes — On ne saurait trop insister sur l'importance de disposer de données précises, en temps réel. Pour travailler de manière productive et stratégique, les dirigeants doivent avoir accès à des données pertinentes et vérifiables. Lorsque les entreprises prennent des décisions basées sur des informations inexactes, elles s'exposent à des risques, notamment :
    • Les pénuries de stocks
    • Des stocks excédentaires
    • Des difficultés d'approvisionnement qui ont un impact sur vos résultats. 
  • Des problèmes de relations avec les fournisseurs — Pour que votre processus d'achat fonctionne bien, vous devez gérer les relations avec vos fournisseurs. Sans une supervision et un soutien appropriés, votre processus d'achat peut rapidement devenir compliqué. Lorsque vous faites l'effort de créer une expérience positive avec vos fournisseurs, vous contribuez à limiter le risque encouru dans vos pratiques d'achat. 

Bonus : Découvrez nos conseils pour aborder la gestion des relations avec les fournisseurs de manière positive et productive.

Quel est le rôle de Tradeshift ?

Tradeshift Buy vous aide à faire évoluer vos stratégies d'achat vers une plateforme numérique et facile à utiliser. Le réseau d’e-procurement de Tradeshift facilite les achats en permettant aux acheteurs d'accéder à un large éventail de fournisseurs de produits et de services. Votre organisation peut alimenter la marketplace de votre supply chain avec les offres des fournisseurs de votre choix, ce qui vous permet de trier, d'évaluer et de prendre des décisions d'achat en temps réel grâce à des informations pertinentes. Cela simplifie les achats pour vos équipes - vos employés peuvent commander des fournitures aussi facilement qu'ils achèteraient des articles pour leur propre compte. 

Le réseau de la supply chain B2B Tradeshift permet aux acheteurs d'accéder à des milliers de produits et d'offres à des tarifs négociés. Sur le réseau Tradeshift, vous pouvez avoir l'assurance que tous nos fournisseurs sont présélectionnés. Grâce à la possibilité d'ajouter des fournisseurs au fur et à mesure, vous pouvez rapidement élargir votre marché et personnaliser vos efforts en matière de supply chain. La transformation digitale a aidé les organisations à mieux contrôler et gérer les dépenses de l'entreprise. Cette digitalisation permet aux organisations de faire passer le P2P d'une gestion transactionnelle à une compétence stratégique.

Tradeshift Buy n'est pas seulement pratique pour vos équipes achats. Il vous permet également d'être plus stratégique. En automatisant les demandes d'achat et les factures, notre outil numérique réduit le travail fastidieux, donnant à vos employés plus de temps pour agir stratégiquement dans le cadre de leurs fonctions. En outre, avec Tradeshift Engage, vous pouvez générer une réelle valeur ajoutée pour vos fournisseurs grâce à des outils d'enrôlement et de gestion de la relation fournisseur, créant ainsi un processus d'approvisionnement robuste et résilient. Notre plateforme Engage consolide toutes vos informations et communications en un seul endroit, offrant une expérience intégrée et facilement accessible, très appréciée des fournisseurs.

Tradeshift a pour vocation de fournir des solutions répondant aux besoins de votre supply chain. Grâce à nos plateformes conviviales et digitales, fournisseurs et acheteurs peuvent instaurer une relation plus transparente, plus fiable et plus fructueuse que jamais. Notre équipe d'experts recherche constamment des moyens d'améliorer l'expérience de nos utilisateurs et de soutenir les domaines dans lesquels vos supply chains rencontrent le plus de difficultés. Pour plus d'informations sur la façon dont nous pouvons vous aider à faire évoluer positivement vos processus d’e-procurement et de supply chain, contactez l'un de nos spécialistes ou inscrivez-vous à une démo dès maintenant.

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