Peu de secteurs ont été aussi durement touchés par l’épidémie de COVID-19 que la grande distribution. La confiance des consommateurs est à son plus bas niveau depuis la crise financière de 2008, la distanciation sociale devrait devenir la nouvelle norme, et après la pandémie, la fréquentation des magasins risque d’être fortement affectée. L’épidémie accélère plusieurs tendances préexistantes dans le secteur, et la situation est désormais urgente.
Avant la pandémie, le secteur avait déjà identifié l’IA (Intelligence Artificielle), l’analyse des données et d’autres technologies émergentes comme essentielles pour répondre aux comportements et aux attentes des consommateurs en constante évolution. Aujourd’hui, l’incertitude autour des conséquences à long terme de l’épidémie rend le besoin encore plus pressant.
Alors que les distributeurs investissent déjà massivement dans des technologies qui transforment l’expérience client, la digitalisation de nombreuses fonctions de back-office a jusqu’à présent été négligée. Pourtant, plusieurs de ces fonctions sont vitales pour garantir l’optimisation des opérations et des flux de trésorerie.
La comptabilité fournisseurs fait partie de ces domaines.
Une étude récente d’IDG Connect, « La véritable transformation digitale ne se limite pas à modifier les anciens processus », a examiné de près ce que font les entreprises de la grande distribution en Europe dans le domaine de la comptabilité fournisseurs, et quels sont leurs plans pour l’avenir.
Passer à l’électronique n’est pas une transformation digitale
L’enquête met clairement en évidence le défi que les distributeurs doivent relever pour traiter les factures papier et les factures au format PDF envoyées par courrier électronique. Plus de la moitié reçoivent encore des factures papier, et une grande majorité, soit 71 %, trouve que l’approbation des factures prend trop de temps.
Par conséquent, de nombreuses entreprises ont investi dans des solutions ponctuelles pour contribuer à atténuer ce problème. Une réponse d’un distributeur italien illustre ce point : « L’attente d’approbations lentes et de longs processus de paiement engendrent beaucoup de frustrations. Beaucoup de choses ont été et seront rectifiées grâce à la technologie digitale. »
Près de la moitié des équipes chargées de la comptabilité fournisseurs interrogées ont rationalisé leur processus d’enregistrement des factures en utilisant des outils tels que l’OCR (Reconnaissance optique des caractères) et la numérisation. Cela réduit, du moins en théorie, la complexité associée à la réception de nombreuses factures papier.
Toutefois, cela nous amène à une question beaucoup plus importante. L’enquête donne l’impression que la mise en oeuvre d’outils tels que l’OCR est équivalent à la transformation digitale.
Si ces technologies peuvent contribuer à réduire le papier, il est peu probable qu’elles aient un impact majeur pour responsabiliser les utilisateurs vis-à-vis du numérique et transformer le rôle de la comptabilité fournisseurs. En outre, elles ne sont d’aucune utilité pour les distributeurs qui tentent de créer des relations plus étroites et une meilleure collaboration avec les fournisseurs et les clients.
Réinventer le rôle de la comptabilité fournisseurs dans la grande distribution
Une comptabilité fournisseurs entièrement digitalisée est le tremplin parfait pour réinventer le processus d’achats (P2P) et au-delà. Grâce à la possibilité de collaborer et de réaliser des transactions en temps réel à travers un réseau de distributeurs, de grossistes, de producteurs, de banques et d’autres partenaires financiers, les entreprises peuvent profiter au maximum des possibilités de paiement anticipé et optimiser leur fonds de roulement.
Ces avantages s’étendent également aux fournisseurs. C’est important – un manque d’engagement de la part des fournisseurs limite souvent le succès des projets de transformation de la comptabilité fournisseurs. Mais avec une approbation plus rapide des factures et l’accès direct à de multiples possibilités de financement, les fournisseurs ont tout autant à gagner. Tout cela contribue à instaurer la confiance et à renforcer la relation globale entre distributeurs, grossistes et producteurs, ouvrant ainsi la voie à une meilleure collaboration et à plus d’innovation.
De meilleures décisions
Imaginez que toutes les données et informations qui transitent par le service de la comptabilité fournisseurs puissent être exploitées et mises à disposition pour analyse. Des informations actualisées sur chaque fournisseur, chaque contrat, chaque facture, sur les remises, les conditions juridiques et les délais de livraison – le tout en un seul endroit.
Imaginez maintenant les connaissances que vous pourriez en retirer si vous pouviez analyser efficacement ces informations. Sans parler de la valeur que ces idées pourraient générer si elles étaient partagées au sein de l’entreprise. Et si vous pouviez interroger chaque fournisseur de votre réseau en temps réel et trouver la meilleure option pour votre besoin spécifique ? Et si vous aviez une vue globale sur la structure de vos dépenses ? Le potentiel est énorme. Et pourtant l’enquête a révélé que seule une minorité d’entreprises considérait l’accès aux données pour soutenir une meilleure prise de décision comme l’un de leurs principaux objectifs de transformation digitale.
L’une des personnes interrogées l’a bien résumé : « La digitalisation de la comptabilité fournisseurs va transformer la façon dont nos services interagissent et dont l’information circule entre eux. Les chefs de service ainsi que les cadres supérieurs peuvent imaginer les mesures adaptées, éliminer les risques en amont et prendre des décisions plus pertinentes ».
Alors qu’est-ce qui freine la digitalisation de la comptabilité fournisseurs ?
Les avantages business sont évidents, non seulement du point de vue de la réduction des coûts, mais aussi du point de vue de la stratégie et de la croissance. Nous disposons d’ores et déjà de la technologie nécessaire pour y parvenir, notamment tous les services nécessaires, comme l’enrôlement des fournisseurs. Alors pourquoi la transformation digitale de la comptabilité fournisseurs ne progresse-t-elle pas plus rapidement ? Pourquoi les entreprises continuent-elles à concentrer leurs ressources sur des projets isolés, propres à un service, au lieu de fournir une solution de paiement pour la supply chain de bout en bout ?
Selon l’enquête, la grande majorité des cadres de la grande distribution s’accordent à dire que la transformation digitale va modifier considérablement le rôle de la comptabilité fournisseurs dans leur entreprise au cours des cinq prochaines années. Si l’on ajoute à cela le niveau sans précédent d’incertitude mondiale et les perturbations massives liées à la crise du COVID-19 dans l’industrie, il apparaît clairement qu’il faut maintenant accélérer ce calendrier.
Cependant, il est tout aussi clair que le besoin urgent de transformer la comptabilité fournisseurs n’est pas encore soutenu par des investissements nécessaires. Cela restera le cas jusqu’à ce que l’équipe de direction soit pleinement impliquée et comprenne la valeur stratégique d’une fonction de comptabilité fournisseurs intégrée.