Elektronische Rechnungen

E-invoicing ist der elektronische Austausch einer Rechnung zwischen Einkäufer und Verkäufer.

Was Sie über elektronische Rechnungen wissen sollten

E-Invoicing ist der englische Begriff für elektronische Rechnungsstellung. Doch wie funktioniert das genau? Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem der Verkäufer die Kosten eines Produkts oder einer Dienstleistung gegenüber dem Einkäufer geltend macht. Dieses Dokument hilft bei der Nachverfolgung der Verbindlichkeiten und verpflichtet den Käufer zur Zahlung des entsprechenden Betrags.

Rechnungen enthalten detaillierte Informationen zu der jeweiligen Transaktion. Sie sind rechtskräftige Dokumente, die für Steuer- und Buchhaltungszwecke verwendet werden und detaillierte Informationen zu den beteiligten Parteien enthalten.

Im Zuge des technischen Fortschritts und der Digitalisierung von Prozessen setzen Unternehmen mehr und mehr auf die elektronische Rechnungsstellung. Die elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ersetzt traditionelle Papierrechnungen durch ein digitales Format. Mit zunehmender Vernetzung der Welt behalten Unternehmen dank elektronischer Rechnungen den Überblick über ihren Cashflow und arbeiten standortunabhängig mit Einkäufern zusammen.

Welche Schwierigkeiten bereitet die traditionelle Rechnungsverarbeitung?

Manuelle Bearbeitung ist zeitaufwändig.

Papierrechnungen kosten viel Zeit. Studien haben festgestellt, dass die Bearbeitung von Papierrechnungen bis zu 22 Tage dauern kann. Unternehmen, die nach wie vor Papierrechnungen nutzen, wenden viel Zeit für die Bearbeitung und Eingabe der Daten auf. Abhängig von der Größe des Unternehmens können jederzeit Tausende von Rechnungen zirkulieren. Der Aufwand kann sich schnell immer weiter auftürmen, da jede Rechnung geprüft und mit Bestellungen abgeglichen werden muss.

Fehleranfällig.

Die Wahrscheinlichkeit von Fehlern ist bei Papierrechnungen erheblich höher. Da Papierrechnungen mit der Post oder einem anderen Logistikdienstleister verschickt werden, besteht die Möglichkeit, dass Rechnungen verloren gehen oder an den falschen Adressaten gelangen. Neben den Herausforderungen der Zustellung per Post können sich auch menschliche Fehler bei der Dateneingabe und Ablage von Rechnungen einschleichen. Ohne ein konsolidiertes System kann es auch zu Fehlkommunikation oder Verwechslungen kommen. Unternehmen mit Papierrechnungssystemen erleben oft folgende Probleme:

  • Der Käufer bezahlt die Rechnung, ohne dass das Produkt geliefert wurde.
  • Kunden bezahlen dieselbe Rechnung zweimal.
  • Rechnungen werden auf die falsche Bestellung zugeordnet.
  • Kunden wird der falsche Betrag berechnet.

Die Rechnungsverfolgung ist schwierig.

Seien wir ehrlich: Papier geht schnell verloren. Ihr Buchhaltungsteam verschwendet wertvolle Zeit und Mühe damit, nach verloren gegangenen Rechnungen zu suchen, anstatt Rechnungen und Zahlungen zu verfolgen. Wenn Kunden anrufen, um sich nach dem Status ihrer Rechnung zu erkundigen, ist es für die Mitarbeiter der Buchhaltung oft schwierig, die entsprechende Rechnung sofort zu finden. Ohne digitale Unterstützung wird es der Kreditorenbuchhaltung schwerfallen, Führungskräfte und Kunden über den Status von Zahlungen zu informieren.

Sobald Unternehmen die Schwachstellen in ihrem Rechnungsstellungsprozess beleuchten, wird deutlich, dass sie für ihre Lieferkette auf Technologie setzen sollten. Elektronische Rechnungsstellung bietet den Support und die Tools, die für ein effizientes System erforderlich sind.

Optimieren Sie Ihren Rechnungsprozess mit dem E-Invoicing von Tradeshift

Die Vorteile von elektronischen Rechnungen

Zeitersparnis.

Mithilfe von Technologie spart Ihre Kreditorenbuchhaltung viel Zeit bei der Eingabe und Verfolgung von Rechnungen. Die elektronische Rechnungsstellung auf einer digitalen Plattform macht die manuelle Eingabe von Daten und das Abheften von Rechnungen überflüssig. Sie erleichtert außerdem das Speichern früherer Zahlungsaufzeichnungen und bietet jederzeit Zugriff auf historische Daten.

Weniger Fehler.

Da elektronische Rechnungen sofort und direkt an den Kunden gesendet werden können, wird das Risiko einer falschen Zustellung oder eines Verlusts erheblich verringert. Der integrierte digitale Papierpfad ermöglicht eine effiziente Verfolgung des Rechnungsfortschritts und verbessert die Kommunikation zwischen allen Beteiligten. Darüber hinaus werden die Daten vom automatisierten System erfasst und analysiert, was den Rechnungslegungsprozess zuverlässiger macht.

Benutzerfreundlichkeit.

Ein robustes E-Invoicing-System arbeitet mit Ihren anderen Tools und Technologien für die Kreditorenbuchhaltung und Lieferkette zusammen. Damit lässt sich eine vollständige Automatisierung erreichen, so dass Bestandskunden nicht wiederholt manuell Rechnungen erstellen müssen. Unternehmen können ihre Aufzeichnungen einfacher sortieren und nachverfolgen, und stellen häufig sogar fest, dass ihre Zahlungen viel schneller eingehen. Wer Kunden die Möglichkeit bietet, Rechnungen sofort und online zu bezahlen, animiert sie zu schnelleren Transaktionen.

Elektronische Rechnungen verhindern die Probleme, die entstehen, wenn mehrere Kommunikationskanäle für die Zusammenarbeit mit Kunden und die Zahlungsabwicklung verwendet werden. Ein konsolidiertes System stärkt das Vertrauen in Ihre Lieferketten und Transaktionen und sorgt für transparente Abläufe.

Unser Leitfaden mit Tipps zum Einrichten eines E-Invoicing-Systems

Darauf sollten Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung für elektronische Rechnungen achten

Hervorragende Onboarding-Erfahrung für Lieferanten

Suchen Sie nach adaptiven Onboarding-Lösungen für Lieferanten, damit Verkäufer den Wert der Transaktion sofort erkennen. Wählen Sie eine Lösung, die Ihren Lieferanten Informationen über deren Kunden liefert – für eine personalisierte Kommunikation und sofortige Rechnungsverfolgung. Entscheiden Sie sich für integrierte Programme, die den Onboarding-Prozess vereinfachen, und das Erfassen von Konteninformationen sowie die Zahlungsabwicklung automatisieren.

Aufschlussreiche und einsetzbare Daten

Wählen Sie eine Lösung, mit der Benutzer Einblicke in zielgerichtete und direkt nutzbare Daten erhalten. Sie sollte Zugriff auf Trends und Daten in Echtzeit bieten. Diese bilden eine hervorragende Basis für fundierte Entscheidungen, auch in schwierigen Zeiten. Dank dieser tiefgehenden Einblicke in Ihre Daten werden Sie von zukünftigen Entwicklungen nicht überrascht, sondern können schon vorab angemessene Schritte ergreifen.

Effizienz und Compliance

Wenn Unternehmen auf einem globalen Markt tätig sind, ist die Einhaltung der Vorschriften in allen Ländern eine enorme Herausforderung. Wer auf eine elektronische Rechnungen setzt, muss Dutzende von Vorschriften einhalten.

Mit Tradeshift erfolgreich den Wandel meistern

Damit Unternehmen nicht von Veränderungen überrascht werden, benötigen sie robuste Technologien. Unsere anpassbare Software bietet die spezielle Unterstützung, die Ihr Team benötigt. Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Einführung elektronischer Rechnungen, sondern stellen Ihnen auch ein digitales Netzwerk mit Profis zur Seite. Nutzen Sie diese Vorteile, um Ihre Kundenbeziehungen zu stärken und Ihre Kommunikation und Zahlungsprozesse zu verbessern.

Als einer der führenden Anbieter von B2B-Zahlungssystemen und Marktplätzen für die Supply Chain verarbeitet die bewährte Software von Tradeshift täglich Millionen von Transaktionen. Unser umfangreiches Portfolio an zufriedenen Kunden ist der beste Beweis für unser Streben nach Exzellenz.

Als ein führender Anbieter von B2B-Marktplatz- und Netzwerklösungen fördert Tradeshift den Kontakt zwischen Lieferanten und Einkäufern und sorgt für eine Zahlungsabwicklung in Rekordzeit. Wenden Sie sich an einen unserer Experten für weitere Informationen zur elektronischen Rechnung und unseren E-Invoicing-Lösungen, mit denen Sie Ihre traditionellen Prozesse transformieren können. Wenn Ihr Unternehmen für die Digitalisierung bereit ist, melden Sie sich jetzt für eine kostenlose Produktdemo an.

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