Automatisierte Kreditorenbuchhaltung

Dank automatisierter Kreditorenbuchhaltung wird Ihr Buchhaltungsteam von mühsamen manuellen Aufgaben bei der Verarbeitung und Bezahlung von Rechnungen entlastet und kann sich stattdessen auf strategische Aufgaben konzentrieren.

Die Vorteile einer automatisierten Kreditorenbuchhaltung

Die traditionelle Kreditorenbuchhaltung muss sich oft mit vielen Problemen auseinandersetzen. Unternehmen, die diese Vorgänge automatisieren, können diese Probleme vermeiden:

  • Verlorene Rechnungen – wenn die Auftragsnummer nicht stimmt, oder die Rechnung an die falsche Adresse oder den falschen Posteingang mit den falschen Lieferanteninformationen gesendet wurde, dann verursacht das enormen Zeitverlust.
  • Papier … Papier … Und noch mehr Papier – Die meisten Unternehmen verwalten nach wie vor Unmengen an Papierrechnungen. Dies führt zu Engpässen, fehlenden Rechnungen, sinnloser Dateneingabe und einem unmöglichen System zum Auffinden archivierter Belege.
  • Händisch, mühsam und redundant – Bei der Verwaltung von Papierdokumenten geht wertvolle Zeit für die Dateneingabe verloren, die dann für strategische und proaktive Aufgaben fehlt.
  • Zahlungschaos – Wenn sich Aktenordner auf den Schreibtischen Ihrer Mitarbeiter stapeln, kann es schwierig werden, herauszufinden ob eine bestimmte Rechnung bezahlt worden ist.

Wie verändert eine Automatisierung Ihre Kreditorenbuchhaltung?

Dank der automatisierten Kreditorenbuchhaltung erlangen Unternehmen wieder die Kontrolle über Ausgaben, Zeitaufwand und Prozesse. Unternehmen können damit eine zentrale Umgebung einrichten, in der jede Rechnung und jede Zahlung sofort einsehbar ist, und so alles viel besser im Blick behalten. Automatische digitale Zahlungen helfen Ihnen bei der Buchhaltung. Zahlungen werden dann ausgeführt, wenn dies für Ihr Unternehmen am vorteilhaftesten ist – und das mit weniger Fehlern und ohne Papierkram. Sie können sicher sein, dass jede Zahlung bis zum letzten Cent korrekt abgewickelt wird und jeder Lieferant nahtlos und zentral bezahlt wird – alles komplett papierlos.

Eine manuelle Kreditorenbuchhaltung stellt Unternehmen vor allem vor folgende Herausforderungen:

  1. Sehr viele Ausnahmen
  2. Rechnungs-/Zahlungsgenehmigungen dauern zu lange
  3. Zu viel Papier
  4. Kostenintensive Rechnungsbearbeitung
  5. Mangelnder Einblick in Rechnungs- und Zahlungsdaten
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Von reaktiv zu proaktiv dank automatisierter Kreditorenbuchhaltung

Typische Buchhaltungsabteilungen agieren isoliert, ertrinken oft in Bergen von Papier und arbeiten langsam. Mit der Automatisierung erhält jeder Stakeholder Einblick in die Kreditorenbuchhaltung. Rechnungen werden über eine zentrale Stelle eingereicht, über die Lieferanten Zahlungen einfacher, schneller und genauer verwalten können. Digitalisierung ermöglicht frühzeitige Zahlungen, fördert die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Beschaffungsabteilung, und schafft eine zentrale Übersicht über alle Finanzinformationen und Analysen.

Viele Buchhaltungsprofis wollen die Kreditorenbuchhaltung gern transformieren, scheitern aber oft. Woran liegt das? Die meisten Unternehmen nehmen die Kreditorenbuchhaltung zwar als äußerst wichtigen Teil ihres Unternehmens wahr, aber die Buchhalter haben Mühe, das Management zu Veränderungen zu bewegen. Sie können ihre Vision von einer modernen Buchhaltung nicht verkaufen, da nur 28 % aller Buchhaltungsabteilungen über automatisierte Analysen verfügen. Dieser Mangel an Vergleichsdaten erschwert das Aufzeigen von Vorteilen und damit die Argumentation für eine Investition in die Automatisierung.

Um das Management von einer Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung zu überzeugen, muss die Automatisierungslösung folgende Vorteile bringen:

  1. Steigerung der Effizienz
  2. Tiefere, agilere Analysen und Reports
  3. Beseitigung rein taktischer Aufgaben
  4. Eine vollumfängliche Transformation, die auch von den Führungskräften unterstützt wird
  5. Bessere Zusammenarbeit mit wichtigen Stakeholdern

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Tipps für eine erfolgreiche Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung

Einsatz für das Änderungsmanagement

Betrachten Sie Veränderungen ganzheitlich und strategisch, um eine Roadmap für die digitale Transformation zu erstellen. Erforschen Sie Möglichkeiten für Technologien, die sowohl strategisch als auch finanziell für den langfristigen Erfolg vorteilhaft sind. Dank dem Einsatz für das Änderungsmanagement können Sie auf einfache Weise Möglichkeiten identifizieren, um das Reporting zu verbessern, Vorgänge zu automatisieren, Kosten zu senken, Zusammenarbeit zu vertiefen und Sichtbarkeit zu steigern.

Engagement für Zusammenarbeit

Seien Sie kooperativ und arbeiten Sie mit Lieferanten und internen Stakeholdern zusammen. Damit bilden Sie die Grundlage für die notwendige strategische Partnerschaft mit der Beschaffungs- und Finanzabteilung. Das Ergebnis sind messbare Resultate. Erfolgreiche Kreditorenbuchhalter nutzen ihre digitalen Erkenntnisse mehr als doppelt so häufig, um die Beschaffungs- und Finanzabteilung mit an Bord zu bringen.

Stehen Sie zu Standards

Die erfolgreichsten Teams standardisieren mit 52 Prozent höherer Wahrscheinlichkeit die Kreditorenbuchhaltung im gesamten Unternehmen. Es klingt einfach, aber viele Buchhaltungsteams haben immer noch Schwierigkeiten, ein Standardformat für Rechnungen zu verwalten. Ob das nun an papierbasierten, veralteten oder mühsamen Vorgängen liegt, ist dabei egal. Das Ergebnis sieht meist gleich aus: Effizienzverlust und Engpässe.

Automatisierung ist die Zukunft

Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung reduziert all diese sich wiederholenden und einfachen Aufgaben und macht Papier überflüssig. Sie müssen Ihre Zeit nie wieder mit monotonen und langweiligen Arbeiten verschwenden. Stattdessen können Sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren und strategischer mit anderen Abteilungen in Ihrem Unternehmen zusammenarbeiten.

Die automatisierte Kreditorenbuchhaltung und elektronische Rechnungsstellung sorgt für drastisch schnellere Datenanalyse – schneller als jeder Mensch sie liefern könnte. Mit einer Automatisierung können Fehler erkannt und die Buchhaltungsmitarbeiter entlastet werden, wodurch die Bearbeitungszeit für Rechnungen auf weniger als vier Tage reduziert wird. Die Automatisierung kann auch Codierungen vorschlagen, Rechnungen automatisch codieren und mehreren Arten von Einkaufsbelegen zuordnen.

Automatisierungslösungen für die Kreditorenbuchhaltung als strategische Hilfe

Die Automatisierung ist eine großartige Hilfe, die die gesamte Backend-Arbeit erledigt, wodurch die Buchhaltungsmitarbeiter zu strategischen Partnern des CFO werden. Die Analyse konsolidiert Daten aus Rechnungen, Bestellungen, Unternehmensausgaben, Lieferanteninformationen und jedweden Formularen, und bietet Ihnen sofort Zugriff auf Informationen, die Sie für strategische Entscheidungen benötigen. Dies hat unmittelbare Auswirkungen auf Ihre Fähigkeit zur Erstellung von Prognosen, Budgets und Planungen. Außerdem können Sie dank diesem vollständig digitalisierten Prozess wichtigen Stakeholdern aus dem gesamten Procure-to-Pay-Spektrum wertvolle Informationen liefern. Unterstützen Sie Ihre Kollegen in der Beschaffungsabteilung, indem Sie die Lieferanten zufrieden stellen. Dank der Digitalisierung verfügen Sie über Informationen in Echtzeit, die Ihnen bei Lieferantenanfragen helfen. Sie bauen damit nicht nur engere Beziehungen zu Ihren Lieferanten auf, sondern unterstützen auch die Beschaffungsmitarbeiter.

All diese Vorteile machen die Buchhaltungsabteilung zu einer Schlüsselfigur in der Gesamtstrategie Ihres Unternehmens. Durch die Automatisierung von manuellen Aufgaben und die intelligenten Erkenntnisse, die sich aus den Ausgabendaten gewinnen lassen, nimmt die Kreditorenbuchhaltung ihren Platz am Strategietisch ein.

Hüten Sie sich vor Überbrückungslösungen. Automatisierungstools wie RPA und OCR sind nützliche Hilfsmittel für Unternehmen, die gerade erst in die Automatisierung einsteigen, aber sie stellen keine echte Automatisierungslösung dar. Und sie schaffen auch kein papierfreies Büro, sondern erleichtern lediglich die manuelle Rechnungsverwaltung. Sie helfen, den Status quo leichter zu ertragen, stellen aber keine echte Veränderung dar, und steigern auch nicht maßgeblich die Effizienz. Diese Technologien als „futuristisch“ oder „transformativ“ zu bezeichnen, ist irreführend. Sie sind allein Überbrückungslösungen. Diese Tools gehen von der Prämisse aus, dass Papier unvermeidlich ist und dass die beste Lösung aus einer schnelleren Verarbeitung dieser Papierberge besteht.

Tradeshift ist die weltweit größte Cloud-basierte Plattform für die Kreditorenbuchhaltung. Einkäufer in Unternehmen wie DHL, Air France-KLM und Volvo begleichen mit unserer automatisierten Kreditorenbuchhaltung täglich Tausende von Rechnungen. Tradeshift bietet auch Ihrem Unternehmen eine moderne Kreditorenbuchhaltungslösung.

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