Automatisation des processus comptables

L’automatisation des processus comptables est une technologie qui automatise des tâches
manuelles fastidieuses liées au traitement et au paiement des factures, et qui permet à votre
équipe comptabilité fournisseur de se concentrer sur des tâches stratégiques.

Les avantages de l'automatisation des processus comptables

Les processus comptables standard sont encore souvent problématiques. L’automatisation des processus permet à votre entreprise de maîtriser les problèmes courants liés à la comptabilité fournisseur tels que :

  • Les factures perdues ou erronées – mauvais numéro de commande, mauvaise adresse ou boîte de réception, mauvaises informations sur le fournisseur – génèrent de nombreuses heures de travail perdues.
  • Trop. De. Paperasse. – La plupart des entreprises doivent encore traiter des factures papier archaïques. Cela entraîne des goulets d’étranglement, des factures manquantes, des saisies de données inutiles et des grandes difficultés pour retrouver des factures archivées.
  • Du travail manuel, fastidieux et redondant – Les processus papier font perdre du temps dans des tâches comme la saisie de données, au lieu d’utiliser ce temps pour être stratégique et proactif.
  • Un suivi des règlements confus – Lorsqu’on utilise des tableurs et des livres de comptes, rechercher si une facture a été payée ou non peut être un processus long et lent.

Comment l'automatisation modifie-t-elle vos processus comptables ?

Grâce à l’automatisation, vous pouvez transformer les processus comptables de votre entreprise en reprenant le contrôle de vos dépenses, de votre temps et de vos priorités. L’automatisation des processus comptables vous offre un environnement intégré où vous pouvez voir chaque facture et chaque paiement instantanément, ce qui signifie que vous pouvez suivre vos factures avec plus de précision. Les paiements numériques automatisés vous aident à gérer vos livres comptables et à effectuer les règlements au moment le plus opportun pour votre entreprise, avec moins d’erreurs et aucun papier à classer. Vous pouvez être sûr de l’exactitude de chaque paiement, jusqu’au dernier centime, et chaque fournisseur peut être payé en toute transparence à partir d’un seul endroit, sans qu’aucun papier ne se perde en cours de route.

Les principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées avec les processus comptables manuels sont les suivants :

  1. Pourcentage élevé d’exceptions
  2. Approbation des factures/paiements trop longue
  3. Trop de papier
  4. Coûts élevés liés au traitement des factures
  5. Manque de visibilité concernant les données de facturation et de paiement

 

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L'automatisation fait passer la comptabilité fournisseur de réactive à stratégique

Les services typiques de comptabilité fournisseur peuvent être cloisonnés, noyés sous la paperasse, lents et déconnectés. Grâce à l’automatisation, chaque partie concernée dispose d’une transparence dans les processus comptables, peut soumettre des factures par l’intermédiaire d’une plateforme centralisée où les fournisseurs peuvent gérer les paiements plus facilement, plus rapidement et plus précisément. La digitalisation permet de proposer plus de paiements anticipés, d’améliorer la collaboration entre les fournisseurs et les achats, et de disposer d’une plateforme centralisée offrant une vision claire des informations et des analyses financières.

Les professionnels de la comptabilité fournisseur disent vouloir transformer leurs processus comptables, mais la réalité semble bien différente. Qu’est-ce qui se passe ? Alors que la plupart des entreprises considèrent la comptabilité fournisseur comme extrêmement précieuse pour leur activité, les professionnels du domaine ont du mal à obtenir l’adhésion des dirigeants. Ils ont du mal à faire passer leur vision auprès de la direction, car seuls 28 % des services de comptabilité fournisseur ont automatisé leurs analyses, ce qui ne leur permet pas de prouver que l’automatisation des processus comptables aura un impact significatif sur les résultats.

Pour intéresser les directions, les solutions d’automatisation des processus comptables doivent prouver qu’elles permettent :

  1. Plus d’efficacité grâce à leur intelligence
  2. Des analyses et des rapports plus approfondis et plus agiles
  3. L’élimination des tâches à faible valeur ajoutée
  4. Un soutien pour la transformation digitale de l’entreprise
  5. Une collaboration accrue avec les principales parties prenantes

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Comment réussir l'automatisation des processus comptables

Consacrez-vous à la gestion du changement

Envisagez le changement de manière globale et stratégique afin d’établir une feuille de route pour la transformation digitale. Analysez les opportunités technologiques pour comprendre en quoi elles peuvent contribuer, sur le plan stratégique et financier, à votre réussite à long terme. Impliquez-vous dans la gestion du changement pour d’identifier les possibilités d’amélioration des rapports, d’automatisation, de réduction des coûts, de collaboration et de visibilité accrues.

Adoptez une approche collaborative

Ayez un esprit collaboratif et travaillez de manière positive avec les fournisseurs et les parties concernées en interne. Cela permet de jeter les bases nécessaires à un partenariat stratégique avec les équipes des achats et des finances. Cela se reflète dans les statistiques : les équipes de comptabilité fournisseur qui réussissent sont deux fois plus susceptibles d’utiliser leurs données numériques pour établir un partenariat avec les services achats et trésorerie.

Engagez-vous dans la normalisation

Les équipes les plus performantes sont 52 % plus susceptibles de normaliser la comptabilité fournisseur dans l’ensemble de l’entreprise. Cela semble élémentaire, mais de nombreuses équipes de comptabilité fournisseur ont encore du mal à gérer un format standard de facture. Que ce soit parce que le processus est basé sur le papier, qu’il est ancien ou trop compliqué, les résultats sont toujours les mêmes : perte d’efficacité et goulets d’étranglement.

L'automatisation, c'est l'avenir

L’automatisation des processus comptables supprime toutes ces tâches simples et répétitives et élimine le besoin de papier : vous ne perdrez plus jamais votre temps sur cet énorme arriéré de tâches ennuyeuses qui vous attend tous les matins. À la place, vous pourrez vous faire autre chose et collaborer de manière plus stratégique avec les autres services de votre entreprise.

L’automatisation des processus comptables et de la facturation électronique traite et analyse toutes ces données fastidieuses bien plus rapidement que n’importe quel humain. L’automatisation peut détecter les erreurs et réduire le travail des employés du service comptabilité fournisseurs, réduisant ainsi le temps de traitement des factures à moins de quatre jours. L’automatisation peut également suggérer le codage, coder automatiquement les factures et les rapprocher de plusieurs types de documents d’achat.

Les solutions d'automatisation des processus comptables sont votre atout stratégique.

L’automatisation est comme un bon assistant, qui fait tout le travail en arrière-plan pour vous permettre de devenir un partenaire beaucoup plus stratégique du directeur financier. L’analyse s’appuie sur les données des factures, des bons de commande, des dépenses de l’entreprise, des informations sur les fournisseurs et de tout ce qui est rempli dans un formulaire et vous donne un accès instantané aux informations dont vous avez besoin pour prendre des décisions stratégiques. Elle a un impact immédiat sur votre capacité à faire des prévisions, à établir des budgets et à planifier. De plus, le processus digital de bout en bout vous aide à communiquer avec les principales parties prenantes sur l’ensemble du processus d’achats. Vous pourrez soutenir vos pairs du service achats en veillant à la satisfaction des fournisseurs. En outre, lorsque vous êtes connecté numériquement, vous disposez d’informations en temps réel pour répondre aux demandes des fournisseurs, ce qui vous permet de renforcer vos relations non seulement avec vos fournisseurs mais aussi avec la fonction achats.

Toutes ces informations permettent à votre service de comptabilité fournisseur d’être un acteur clé de la stratégie de l’organisation dans son ensemble. En automatisant les tâches subalternes et en bénéficiant d’un aperçu intelligent des données sur les dépenses, la comptabilité fournisseur peut trouver sa place dans la stratégie.

Méfiez-vous des solutions provisoires. Bien qu’elles puissent être des outils intéressants pour les entreprises au début de leur parcours d’automatisation des processus comptables, les technologies comme le RPA et l’OCR ne sont pas de véritables systèmes d’automatisation. Elles ne se débarrassent pas vraiment du papier : elles facilitent simplement le traitement de la facturation manuelle. Elles rendent le statu quo plus acceptable, mais n’apportent pas de réels changements ni n’augmentent l’efficacité. Il est par conséquent trompeur de qualifier ces technologies de « futuristes » ou de « transformatrices ». Ce ne sont que des solutions utiles temporairement. Elles partent du principe que le papier est inévitable, et que le mieux que vous puissiez faire est de traiter la paperasse plus rapidement.

Tradeshift est la plus grande plateforme de comptabilité fournisseur au monde basée dans le cloud. Les acheteurs d’entreprises comme DHL, Air France-KLM et Volvo utilisent notre solution d’automatisation des processus comptables pour traiter des milliers de factures chaque jour. Tradeshift offre une solution d’automatisation des processus comptables à la pointe de la technologie.

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