Facturation électronique
La facturation électronique est l'échange électronique d'un document de facturation entre un acheteur et un fournisseur.
Comprendre la facturation électronique
Pour bien saisir les détails de la facturation électronique, il est important de comprendre les processus fondamentaux de facturation. Une facture est un document envoyé aux acheteurs indiquant le coût d’un produit ou d’un service. Ce document permet de suivre les comptes et instaure l’obligation pour l’acheteur de payer le solde. Bien qu’une facture puisse ressembler à un reçu, la différence réside dans les informations qui y figurent.
Alors que les reçus sont généralement génériques et ne contiennent pas beaucoup d’informations sur la transaction ou le client, les factures sont beaucoup plus spécifiques. Comme les factures sont des documents juridiques utilisés à des fins fiscales et comptables, elles fournissent des informations détaillées sur les deux parties concernées.
Grâce aux progrès technologiques et à la digitalisation de leurs processus, les entreprises ont adopté la facturation électronique. La facturation électronique (e-facturation) fait évoluer l’utilisation traditionnelle des factures papier vers un format numérique. Le monde étant de plus en plus connecté, la facturation électronique permet aux entreprises de maîtriser leurs flux de trésorerie et de collaborer avec leurs acheteurs, où qu’ils se trouvent.
Quels sont les défis liés au traitement traditionnel des factures ?
Un processus manuel chronophage.
Le traitement des factures papier prend beaucoup de temps. Des études ont montré que le cycle de traitement des factures papier peut aller jusqu’à 22 jours. Les entreprises qui utilisent des factures papier constatent qu’elles passent beaucoup de temps à traiter et à saisir les données. Selon la taille de l’organisation, il peut y avoir des milliers de factures envoyées sur une période donnée. La charge de travail peut vite s’accumuler, chaque facture devant être validée et référencée par rapport aux bons de commande.
Un risque d’erreurs.
Le risque d’erreur est considérablement accru lorsque l’on utilise des factures papier. Comme les factures papier doivent être envoyées physiquement, elles peuvent être perdues ou se retrouver au mauvais endroit. En plus des problèmes posés par le courrier, il y a un risque d’erreur humaine lors de la saisie et du classement des factures antérieures. Sans un système consolidé, la multiplicité de canaux de communication peut générer de la confusion. Les organisations qui utilisent des systèmes de factures papier ont constaté des erreurs telles que:
- Un acheteur qui paie la facture sans avoir reçu le produit
- Des clients qui paient deux fois la même facture
- Des factures associées à un mauvais bon de commande
- Des clients qui se voient facturer un montant incorrect
Le suivi des factures est difficile.
Il faut admettre qu’il est facile de perdre des papiers. Plutôt que de consacrer son temps à contrôler les factures et à suivre les paiements, votre équipe chargée de la comptabilité fournisseur perdra du temps et de l’énergie à rechercher les factures égarées. Lorsque les fournisseurs appellent pour connaître le statut de leur facture, il peut être difficile pour le personnel de la comptabilité fournisseurs de retrouver la facture en question. Sans assistance numérique, votre service de comptabilité fournisseur aura du mal à rassurer les dirigeants et les fournisseurs sur l’état des paiements.
Des lors que les organisations identifient les points faibles de leur processus de facturation, la nécessité d’adopter la technologie dans leur supply chain apparaît comme une évidence. La facturation électronique apporte le soutien et les outils nécessaires pour améliorer l’efficacité de votre système.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
Gain de temps.
L’utilisation de la technologie pour l’enregistrement et le suivi des factures permet à votre service de comptabilité fournisseur de gagner beaucoup de temps. Plus besoin de saisir manuellement les données et de classer les factures à la main, une plateforme numérique et l’utilisation de la facturation électronique facilitent le stockage des enregistrements de paiements antérieurs et permettent de disposer de données historiques à tout moment.
Réduction des erreurs.
Les factures pouvant être envoyées instantanément et directement au client grâce à la facturation électronique, le risque d’égarer ou de perdre des factures est considérablement réduit. La trace électronique intégrée permet de suivre efficacement l’évolution de chaque facture et de renforcer la communication entre toutes les parties concernées. En outre, le système automatisé gère la collecte et l’analyse des données, ce qui rend le processus beaucoup plus fiable.
Facilité d’utilisation.
Un système de facturation électronique robuste collabore avec les autres outils et technologies utilisés par votre organisation pour prendre en charge vos processus de comptabilité fournisseurs et de supply chain. Cela permet une automatisation complète, ce qui signifie que les fournisseurs réguliers n’ont pas à créer manuellement des factures à plusieurs reprises. Les organisations peuvent trier et suivre plus facilement leurs documents. Elles constatent souvent qu’elles peuvent recevoir des paiements beaucoup plus rapidement. Le fait d’offrir aux clients la possibilité de payer leurs factures instantanément et en ligne peut les encourager à vous payer plus rapidement.
Les factures électroniques résolvent le problème lié à l’utilisation de plusieurs canaux de communication pour les paiements et la collaboration avec les clients. Un système consolidé permet de renforcer la confiance dans vos supply chains et vos transactions et d’accroître la transparence de vos opérations.
Que faut-il prendre en compte pour choisir la bonne solution de facturation électronique ?
Une expérience exceptionnelle d'enrôlement fournisseurs
Recherchez des solutions d’enrôlement fournisseurs adaptables pour que les fournisseurs voient immédiatement la valeur pour eux. Choisissez une solution qui donne à vos fournisseurs des informations sur leurs acheteurs afin que la communication personnalisée et le suivi des factures puissent se faire instantanément. Optez pour des programmes intégrés qui simplifient le processus d’intégration, en automatisant les notes de comptes et le traitement des paiements.
Des données utiles et exploitables
Choisissez une solution qui permet aux utilisateurs de disposer de données ciblées et exploitables. Recherchez une solution qui vous donne accès à des tendances et données en temps réel, ce qui vous permettra de prendre des décisions éclairées et de traverser efficacement les périodes difficiles. Cette visibilité accrue de vos données peut renforcer votre résilience lors de futures perturbations.
Efficacité et conformité
Lorsque des entreprises interviennent sur un marché mondial, il peut être difficile d’assurer la conformité dans tous les pays. Cela signifie que les entreprises qui utilisent la facturation électronique doivent s’assurer qu’elles respectent des dizaines de réglementations.
Tradeshift a bien conscience que des changements se produisent.
L’organisation a besoin du support d’une technologie solide pour faire face aux perturbations. Grâce à l’utilisation de nos logiciels personnalisables, nous sommes à même de vous fournir le soutien spécifique dont votre équipe a besoin. Outre l’assistance à la facturation électronique, notre réseau numérique de professionnels vous permet de renforcer votre relation fournisseur, ce qui se traduit par une transparence accrue dans vos processus de communication et de paiement.
En tant que leader dans le domaine des marketplaces et de paiements B2B de la supply chain, Tradeshift propose un logiciel robuste qui traite des millions de paiements par jour. Notre vaste portefeuille de clients témoigne de notre engagement à créer un programme facile d’utilisation et primé.
En tant que premier fournisseur de solutions de réseau et de marketplaces B2B, Tradeshift permet aux fournisseurs et aux acheteurs de se mettre en relation plus rapidement et de traiter les paiements en un temps record. Pour plus d’informations sur nos options de facturation électronique et sur la manière dont elles peuvent transformer vos processus traditionnels, contactez l’un de nos experts. Si vous êtes prêt à passer au numérique, inscrivez-vous dès maintenant pour une démonstration gratuite.
