Facturation électronique simplifiée pour une conformité globale

Le Business Firewall de Tradeshift agit comme une couche de conformité automatisée pour les transactions financières.

Il vérifie automatiquement les documents financiers entrants, tels que les factures et les notes de crédit, en les comparant à un ensemble de règles spécifiques configurées par l’organisation destinataire.

Ces règles peuvent être adaptées pour répondre aux exigences de contrôle interne et aux politiques d’achat de l’organisation.

Les documents qui ne respectent pas ces règles établies sont automatiquement bloqués dans le système, et le fournisseur est invité à corriger le document en conséquence.

C’est une façon d’automatiser les vérifications et d’éviter les problèmes avant qu’ils ne surviennent, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les efforts pour toutes les parties.

Tradeshift est conçu pour une mise en place fluide et simple. Voici comment nous facilitons le processus :

• Interface intuitive : Notre plateforme offre une interface moderne et conviviale, facile à naviguer et configurer.
• Onboarding guidé : Notre équipe vous accompagne de manière personnalisée tout au long de l’onboarding pour assurer une transition en douceur.
• Configuration automatisée : Nous nous occupons de la configuration initiale de votre compte, y compris des règles de validation des données pour réduire les erreurs.
• Disruption minimale : Nous élaborons un plan d’implémentation sur mesure pour s’intégrer à votre flux de travail actuel, limitant ainsi les perturbations de vos opérations.
• Support pour l’onboarding des fournisseurs : Nous facilitons la connexion et l’onboarding de vos fournisseurs pour qu’ils puissent envoyer leurs factures numériquement. Notre fonctionnalité « Onboarding de la première facture » permet aux fournisseurs de démarrer en envoyant une facture PDF à une adresse email dédiée.
• Support dédié : Notre équipe d’onboarding pour les fournisseurs et nos experts techniques sont disponibles pour répondre à vos questions et vous accompagner tout au long du processus.
• Ressources continues : Une fois en place, vous aurez accès à Tradeshift University pour la formation et le développement, ainsi qu’à une assistance 365 jours par an pour toute question ou problème.

Avec Tradeshift, vous pouvez démarrer rapidement et facilement l’automatisation des comptes fournisseurs, avec un minimum de perturbation pour votre entreprise.

Tradeshift ScanIO est une application qui vous permet de recevoir des factures, notes de crédit et autres documents commerciaux de vos fournisseurs via divers canaux, y compris des partenaires de numérisation et des réseaux à valeur ajoutée (VAN).

Elle intègre ces documents de manière fluide sur la plateforme Tradeshift pour un traitement et une gestion efficaces de vos transactions d’achat.

Fonctionnalités clés :

• Support de sources multiples : ScanIO prend en charge les documents provenant de VAN traditionnels (Peppol, NEMHANDEL, etc.), de partenaires de numérisation et de partenaires BPO.
• Format TS:UBL L’application accepte les documents TS:UBL. Babelway ou d’autres partenaires d’interopérabilité gèrent les conversions à partir de différents formats.
• Validation et correction : ScanIO valide les documents et permet la correction manuelle des erreurs.

Collaboration interne : Facilite la collaboration entre équipes pour un traitement efficace des documents.

Nous souhaitons rendre la soumission de factures via Tradeshift aussi simple et fluide que possible pour les fournisseurs, quelle que soit leur taille ou leurs capacités techniques. C’est pourquoi nous avons conçu la plateforme pour prendre en charge différents modes de soumission de factures, vous aidant ainsi à atteindre rapidement vos objectifs de digitalisation :

• Email et papier : Tradeshift Invoice Entry est un service entièrement géré où nous agissons comme votre équipe de saisie de factures. Les factures envoyées sous forme de PDF sont numérisées avec une grande précision et intégrées dans votre système. Nous pouvons également intégrer et traiter les factures issues de votre service de courrier numérique ou de numérisation existant via ScanIO.
• WebUI : Les fournisseurs envoyant un nombre très limité de factures peuvent utiliser cet outil gratuit pour convertir rapidement des bons de commande en factures électroniques conformes ou saisir manuellement leurs propres factures.
• PDF vers XML : Idéal pour les fournisseurs qui vous envoient plus de 300 factures PDF par an par email. Les fournisseurs envoient leurs documents à une adresse email dédiée, tandis que vous bénéficiez d’une facture entièrement numérique directement dans votre système.
• Connecteurs : Pour les fournisseurs avec des systèmes de back-end plus petits (ex : Sage, Quickbooks, MS Dynamics), Tradeshift propose ses propres connecteurs préconstruits via Tradeshift Link, notre middleware propriétaire.
• Intégration directe : Nous proposons un service d’intégration complète avec tout ERP pour vos fournisseurs stratégiques ou à fort volume de transactions.

La plateforme Tradeshift est spécialement conçue pour aider les entreprises à simplifier et automatiser la conformité avec la liste croissante des mandats de facturation électronique et des réglementations de clearance (CTC) spécifiques à chaque pays.

Aujourd’hui, nous prenons en charge la facturation électronique dans plus de 70 pays, dont 12 pays de clearance. (Consultez notre carte de conformité pour voir la liste complète des pays couverts.)

Tradeshift dispose d’un processus éprouvé pour assurer la conformité, y compris en répondant aux besoins complexes de nombreux pays adoptant des modèles de clearance.

En 2018, Tradeshift a acquis Babelway, une plateforme d’intégration cloud de premier plan qui répond aux besoins d’intégration et de messagerie de ses clients. Cette acquisition fournit le cadre permettant à Tradeshift d’accélérer le déploiement de nouvelles exigences de clearance.

La non-conformité aux réglementations peut entraîner des conséquences importantes pour l’entreprise, notamment :

• Amendes administratives

• Sanctions légales

• Audits prolongés

• Perte des droits de TVA

• Audits de partenaires commerciaux

Le risque de non-conformité ne se limite pas aux pénalités financières potentielles.

Les entreprises qui n’adoptent pas une approche proactive pour déployer des solutions conformes risquent de se retrouver en retard par rapport aux concurrents capables d’optimiser leurs processus et d’éviter les retards de transaction, se positionnant ainsi avantageusement pour gagner des contrats.

L’absence de systèmes et d’expertise pour simplifier les exigences de conformité peut également représenter une charge importante pour les ressources internes, détournant l’attention des activités principales de l’entreprise et de l’innovation.

Le Gestionnaire de documents de Tradeshift est une fonctionnalité centrale qui vous aide à garder une trace de toutes vos factures électroniques une fois reçues.

Il affiche tous les documents envoyés et reçus via la plateforme Tradeshift, offrant une vue d’ensemble complète incluant les types de documents, les montants, les dates d’émission et d’autres informations pertinentes.

La liste des documents peut être personnalisée pour afficher les informations les plus pertinentes pour vous, et vous pouvez enregistrer des filtres fréquemment utilisés pour un accès plus rapide à l’avenir.

Les capacités d’archivage avancées de Tradeshift permettent un stockage sécurisé, facilitant la récupération et la gestion de vos factures pour des références futures.

Tradeshift conserve tous les documents et informations associées pour les comptes existants pendant au moins 10 ans.

Les entreprises peuvent exporter les données de trois façons principales : via un fichier CSV depuis l’interface, à partir d’un Data Lake privé, ou en intégrant nos API natives.

Pour les pays où l’archivage légal est requis, nous avons des intégrations préconfigurées avec des fournisseurs tiers qui répondent aux exigences locales.

Tradeshift considère que les données clients qui nous sont confiées sont essentielles à nos opérations. Nous avons construit la plateforme et les processus associés pour refléter l’importance cruciale des documents et des dossiers que nous stockons et traitons.

En standard, nous sommes audités selon les principales normes de sécurité de l’information, de confidentialité et d’intégrité : ISO 27001, SOC 1, SOC 2 et ISAE 3402.

De plus, nous disposons d’équipes dédiées à la sécurité et à la conformité pour sécuriser l’infrastructure et garantir que les composants de la plateforme sont conçus et exploités de manière sécurisée et cohérente.

Nos programmes de sécurité interne mettent fortement l’accent sur l’amélioration continue et la défense en profondeur.

Nous recherchons constamment de nouveaux moyens d’ajouter des couches de protection et des capacités de détection supplémentaires sur toute la plateforme, afin de garantir que notre posture de sécurité répond aux exigences les plus strictes, même pour nos clients réglementés.