Comment se préparer à la facturation électronique obligatoire ?
Préparez-vous à l'impact : êtes-vous prêt pour la facturation électronique obligatoire ?
La France envisage depuis un certain temps d’introduire des contrôles d’apurement clearance. Lorsqu’un pays adopte les contrôles d’apurement, l’autorité fiscale correspondante doit approuver la facture électronique avant qu’elle ne soit valide et puisse être envoyée à l’acheteur. Les conditions requises englobent également la déclaration des transactions ainsi que la déclaration du cycle de vie des factures et du cycle de vie des paiements. La France n’est pas la seule à prévoir la mise en place de contrôles. La principale raison pour laquelle les pays introduisent ces contrôles est de combler le déficit de collecte de la TVA.
Le rapport 2022 sur l'écart de TVA dans l'UE indiquait que l'écart de TVA de la France était estimé à un peu moins de 14 milliards d'euros en 2020, soit 8 % de l'assujettissement total à la TVA.*
Comment Tradeshift aide votre entreprise à se conformer au nouveau mandat
Se conformer aux nouvelles exigences peut être coûteux. Mais c’est aussi l’occasion de consolider et d’affiner les processus. L’e-invoicing a été bénéfique pour de nombreuses entreprises, car elle les aide à réduire leurs coûts en éliminant le papier et les frais d’affranchissement. Pour les grandes entités, les avantages de l’automatisation sont souvent considérables. Les petites entreprises profitent également du fait qu’elles peuvent vérifier l’état des factures et des paiements sur la plateforme Tradeshift, ce qui évite de multiples appels téléphoniques et courriels. En outre, l’utilisation de Tradeshift aide les PME à s’assurer que leur facture répond aux exigences de conformité fiscale en cas de contrôle. Les avantages futurs pourraient être des déclarations de TVA pré-remplies ou, à plus long terme, la suppression de la déclaration de TVA. Les contrôles d’apurement Clearance poussent toutes les entreprises à numériser leurs processus.
L'utilisation croissante du modèle clearance au niveau mondial
Les contrôles clearance sont bien établis en Amérique latine où les autorités ont été les premières à les adopter. Les administrations d’Amérique latine font évoluer leurs exigences pour englober la déclaration des reçus de paiement et les avantages fiscaux. De nombreux pays européens qui prévoient de mettre en œuvre leurs propres contrôles suivront de près les résultats obtenus par d’autres gouvernements.
Le modèle clearance a été une priorité pour de nombreux pays de l’UE. L’UE a commandé un rapport sur la TVA à l’ère numérique.* Pour aider à expliquer les exigences de la France, il faut comprendre les types de contrôles et les termes.
E-book sur les obligations autour de la facturation électronique
Pour vous permettre d’avoir accès à ce guide à tout moment, nous avons créé un e-book pratique contenant les informations de cette page. Il n’y a aucun formulaire à remplir, il suffit de le télécharger.
Contrôles périodiques vs contrôles continus des transactions (CTC)
L’étude porte sur les obligations de déclaration numérique (DRRs) dans le cadre desquelles des documents fiscaux doivent être soumis aux autorités fiscales. Les moyens et le contenu de la déclaration peuvent varier mais sont définis de manière générale comme des contrôles des transactions, périodiques ou continus. Un contrôle périodique des transactions peut consister en une obligation de déclaration mensuelle ou trimestrielle. Les contrôles continus des transactions (CTC) impliquent la déclaration de toutes les transactions avant ou après l’échange. Le modèle clearance peut faire partie des CTCs et implique que le gouvernement fournisse un jeton ou un code d’autorisation, un peu comme un tampon sur votre passeport lorsque vous voyagez.
Dans le rapport, CTC (contrôle en continue) est défini en fonction du rôle des plateformes informatiques centrales mises en place par l’autorité fiscale. Dans un système de facturation électronique sans CTC, le fournisseur peut envoyer la facture électronique directement à son client sans avoir à demander un quelconque jeton à l’autorité fiscale. Dans un système CTC, le fournisseur est tenu soit (i) d’obtenir un jeton de vérification de l’autorité fiscale comme condition préalable à l’envoi de la facture, soit (ii) d’envoyer le projet de facture électronique à une plateforme informatique centrale, qui à son tour délivre (ou émet et délivre) la facture électronique au client.
Le nouveau modèle de conformité français en matière d’e-invoicing e-reporting est un mélange d’exigences de déclaration numérique et d’apurement CTC. La déclaration numérique est toujours requise lorsque vous utilisez une PDP (une plateforme partenaire de digitalisation/ dématérialisation). Lors d’une connexion directe au PPF (le portail public de facturation), l’apurement CTC ne s’applique que lorsque le PPF met les documents à la disposition du destinataire et qu’il existent des obligations de déclaration numérique (DRRs) pour les mises à jour du cycle de vie et du statut du paiement.
Le modèle clearance français, expliqué
À première vue, la représentation du modèle semble compliquée, mais le principe est simple.
Le PPF (le portail public de facturation du gouvernement) se situe au milieu. Les contribuables ou les prestataires de services peuvent se connecter au PPF par EDI ou API, les petits contribuables peuvent utiliser le portail web du PPF. C’est à ce niveau que les transactions doivent être déclarées. L’autorité fiscale obtient les données du PPF.
Les entreprises peuvent se connecter directement au PPF ou faire appel à des prestataires de services. Il existe deux types de prestataires de services. Les opérateurs de dématérialisation (ODs) et les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). La différence entre un OD et une PDP est qu’une PDP est autorisée à faciliter les transactions directement entre un fournisseur et un acheteur et à rapporter périodiquement les transactions au PPF.
Le concept de PDP a été introduit pour faciliter l’adoption par les entreprises disposant de solutions de facturation existantes. L’utilisation d’un PDP signifie essentiellement qu’aucun changement majeur n’est nécessaire dans la manière dont les entreprises échangent les documents. Les PDP offrent à leurs clients des avantages supplémentaires en matière d’automatisation des activités, en plus de répondre aux exigences réglementaires.
C’est à chaque entreprise de déterminer si elle utilisera un DO, une PDP ou si elle se connectera directement. Un acheteur peut demander aux fournisseurs d’utiliser le service de son PDP pour envoyer des documents ou fournir des champs supplémentaires dans les documents soumis au PPF et c’est tout à fait acceptable. Les fournisseurs peuvent émettre des documents par différents moyens. Compte tenu du choix qui s’offre aux entreprises, il sera important de veiller à ce que les factures soient adressées correctement. Seuls les acheteurs, les fournisseurs et leurs PDP peuvent accéder au répertoir.
Exigences d'obligation de facturation électronique
Le Répertoire
Le Répertoire est une liste de toutes les entreprises enregistrées définies aux niveaux SIREN et SIRET. Il permet aux entreprises de définir plus précisément les informations relatives aux destinataires en utilisant des numéros de routage si nécessaire. La combinaison du SIREN, du SIRET et du numéro de routage forme un code de ligne d’adressage qui doit figurer sur les documents pour garantir une transmission réussie. Les trois niveaux d’options d’adressage donnent aux acheteurs la possibilité de maintenir différentes solutions dans différents secteurs de l’entreprise, ce qui permet de supprimer certains efforts de mise en œuvre.
Il y a 4 flux possibles pour le Répertoire :
- L’émetteur consulte le Répertoire pour obtenir des informations en vue d’adresser une facture
- L’acheteur demande à mettre à jour des informations dans le Répertoire
- La PDP demande à mettre à jour les informations de l’acheteur dans le Répertoire pour son acheteur
- La PDP effectue une requête dans le Répertoire pour s’assurer que la facture est correctement adressée
Les entreprises doivent s’assurer qu’elles ont mis en place un plan pour adresser les factures avec précision et que leurs fournisseurs peuvent adresser les factures avec précision. Si elles ne le font pas, cela entraînera des retards – les erreurs dans les codes de ligne devront être corrigées, ce qui entraînera des allers-retours inutiles entre les acheteurs et les fournisseurs.
En tant que PDP, Tradeshift tranquillise les utilisateurs en leur garantissant que les documents sont adressés correctement en se connectant au Répertoire et en s’assurant que les documents sont envoyés au bon endroit. Si les documents sont envoyés à une autre PDP, l’interopérabilité garantit que l’autre fournisseur de services reçoit les données au nom de son client.
e-Reporting
Les exigences en matière d’e-reporting sont requises au niveau des transactions. La facturation B2B doit se faire sous forme électronique, et chaque facture doit être soumise au PPF.
L’e-reporting, dans le contexte des réglementations françaises, fait référence à la déclaration des transactions internationales B2B et à la déclaration des transactions B2C. L’obligation d’émettre des e-invoices pour ces types de transactions n’est pas introduite à ce stade. La déclaration des statuts de cycle de vie et de paiement sera traitée plus loin.
Les émetteurs de factures et les récepteurs de factures sont tenus de déclarer toutes les transactions. Pour les transactions B2B, les données de la facture doivent être déclarées, quelle que soit la méthode utilisée pour recevoir ou émettre la facture. Ainsi, si les factures papier sont encore utilisées, un enregistrement numérique de cette facture avec les informations requises pour la déclaration sera nécessaire. La déclaration des transactions internationales B2B nécessite les mêmes données que les transactions nationales, à l’exception des identifiants français. Il en va de même pour les déclarations B2C si des factures sont émises. Les exigences de déclaration B2C permettent d’agréger les données car les factures ne sont pas toujours émises.
À ce stade, les entreprises doivent évaluer si elles ont des processus fragmentés où les données des transactions ne sont pas saisies. Il est possible d’utiliser différentes PDP pour différentes parties de l’entreprise, l’important étant de prévoir que toutes les données soient déclarées. Des plans devront être créés pour garantir la disponibilité des données.
Rapports sur le Cycle de vie et le Statut des Paiements
Les exigences d’obligation de facturation électronique consistent à standardiser les déclarations relatives au cycle de vie des factures et au statut du paiement en France. Les statuts du cycle de vie sont rapportés par ordre chronologique et les données sont mises à la disposition de toutes les parties impliquées dans la transaction. Même si les entreprises utilisent aujourd’hui une terminologie différente dans leurs outils, il sera bénéfique de mettre à jour les termes utilisés pour améliorer la qualité de la communication. La majorité des statuts sont fournis par l’acheteur, et tous les statuts ne doivent pas être utilisés.
Les statuts Soumis, Rejeté, Refusé et Paiement reçu sont obligatoires. Tous les autres statuts sont facultatifs.
Les statuts Disponible, En attente, Approuvé, Partiellement approuvé et Paiement envoyé sont recommandés.
Bien que tous les statuts ne soient pas obligatoires, il est clairement avantageux pour les équipes de comptabilité fournisseurs de fournir une visibilité sur le plus grand nombre possible aux fournisseurs. Les émetteurs de factures vont désormais être tenus d’émettre des rapports à l’intention du PPF indiquant les statuts de paiement reçu pour les transactions nationales, internationales B2B et B2C. Ces rapports peuvent être fournis directement au PPF ou via la PDP sélectionnée.
Tradeshift prend déjà en charge les statuts requis sur notre plateforme et ceux-ci peuvent être connectés aux ERP à l’aide des API afin de garantir que la transition vers ces nouvelles réglementations se fasse facilement.
Contenu de la facture électronique
Il y a 24 champs requis dans les données de la facture qui nécessitent de fournir :
- Les identifiants fiscaux et le pays de l’émetteur et du récepteur.
- Numéro de facture unique ou numéro de facture corrigé pour les notes de crédit
- La catégorie de la transaction – biens, services ou les deux
- Date d’émission et date de livraison
- Les montants hors TVA et TVA incluse, détaillés par taux de TVA, ainsi que toute information sur les réductions éventuelles
- Indicateurs d’autofacturation et d’autoliquidation
- Les références à des actes spécifiques en cas d’exonération fiscale ou de régimes fiscaux spéciaux
Les émetteurs et les récepteurs de factures ont tous deux la responsabilité de déclarer les transactions. Il incombe à l’émetteur de s’assurer que les informations figurant sur la facture sont exactes, mais les données feront également partie des obligations de déclaration de l’acheteur. La plupart de ces obligations figurent déjà sur les factures de nombreuses entreprises. Avec la standardisation des formats, on s’attend à ce que les références spécifiques soient fournies dans un format structuré qui peut être audité plutôt que dans un texte libre.
Êtes-vous prêt pour la facturation électronique obligatoire ? Nous pouvons vous aider !
Nous avons résumé les principales contraintes à prendre en compte pour se préparer au nouveau mandat français et à sa réglementation. Comprendre et se conformer aux contrôles techniques, applicatifs et fonctionnels pour réduire les taux d’erreur implique une compréhension approfondie des exigences en matière de données et des cas particuliers. Si vous envisagez de vous engager directement avec le PPF, vous devrez commencer à vous familiariser avec les impératifs techniques publiés par les autorités.
Tradeshift dispose d’une gamme de services pour aider les entreprises à gérer ce changement et travaille en étroite collaboration avec les autorités pour devenir une PDP. Nous avons une grande expérience dans la gestion des solutions de contrôle clearance dans d’autres pays et nous sommes prêts à aider nos clients à s’adapter facilement à ces changements.
